UBND QUẬN LONG BIÊN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN CỰ KHỐI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:…./KH-MNCK
Long Biên, ngày …. tháng 02 năm 2023
KẾ HOẠCH
Công tác văn thư lưu trữ năm 2023
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Kế hoạch số 21/ KH-UBND ngày 17/01/2022 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; Quyết định 3512/QĐ-UBND ngày 29/6/2021 của UBND quận Long Biên về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết công việc lĩnh vực văn phòng tại UBND quận Long Biên; Kế hoạch số 453/KH-UBND ngày 06/12/2021 của UBND quận Long Biên về việc triển khai thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND thành phố Hà Nội về thực hiện Đề án”Lưu trữ tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước giai doạn 2020- 2025” thuộc UBND thành phố Hà Nội trên địa bàn quận Long Biên;
Thực hiện Kế hoạch số 81/KH-UBND ngày 09/02/2023 của UBND quận Long Biên về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2023.
Căn cứ tình hình thực tế về công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường mầm non Cự Khối xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:
I.MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU:
1. Mục đích:
- Nâng cao trách nhiệm của Hiệu trưởng, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.
- Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước. Đưa công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc.
- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
2.Yêu cầu:
- Hiệu trưởng căn cứ tình hình thực tế của nhà trường xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2023 và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả.
- Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với viên chức, đánh giá thi đua hàng năm đối với cá nhân, tập thể.
II. NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.Nhiệm vụ thường xuyên:
1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ:
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư lưu trữ:
- Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Luật lưu trữ, các Nghị định của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của ngành của Thành phố về hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên, nhân viên về vai trò, tầm quan trọng công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ thông qua các hội nghị tập huấn, sơ kết, tổng kết, họp hội đồng nhà trường, họp giao ban.
b) Xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:
Nhà trường xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ theo quy định
Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của nhà trường
Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ
Quy chế quản lý và sử dụng con dấu
Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị
Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ;
Thực hiện nghiêm quy định về quản lý, vận hành, khai thác, bảo quản, duy tu, báo trì sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến và điều hành tác nghiệp. Thực hiện phần mềm quản lý nhân sự (Theo Kế hoạch của Phòng nội vụ).
- Rà soát, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý nhà nước và thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Tăng cường kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư trong nhà trường.
c) Công tác bồi dưỡng, tập huấn
- Tham gia lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ do UBND Quận tổ chức.
d) Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong nhà trường
+ Xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: kiểm tra việc thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2021 của UBND thành phố Hà Nội;
+ Thực hiện công tác thanh tra khi có dấu hiệu vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
1.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
a. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư:
- Thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
- Chuẩn hóa công tác quản lý văn bản đi - đến theo quy định hiện hành
- Thực hiện việc quản lý sử dụng con dấu, quản lý công văn đi đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ theo quy định;
- Tiếp nhận, trình, chuyển giao văn bản đến:
+ Tất cả văn bản đến (kể cả văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn thư phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đến của nhà trường.
+ Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản đến.
- Văn bản đi: Kiểm tra thể thức văn bản trước khi ký ban hành: Các loại văn bản hành chính của cơ quan ban hành văn bản được rà soát về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định
- Quản lý và sử dụng con dấu của nhà trường theo đúng quy định.
b. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
- Xây dựng Kế hoạch, bố trí nguồn kinh phí và tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu, giao nộp tài liệu, chỉnh lý, xử lý tài liệu tồn đọng, tài liệu thu thập mới đưa vào lưu trữ theo quy định;
- Hoàn thiện quy trình, quy định khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan.
Bố trí đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Thường xuyên kiểm tra, thực hiện việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ.
- Lập các loại báo cáo thống kê theo quy định trong năm: Thống kê đội ngũ giáo viên, thống kê cơ sở vật chất, thống kê đầu năm, giữa năm, cuối năm học… và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.
- Cập nhật sổ danh bạ, làm tốt công tác PCGD mầm non cho trẻ 5 tuổi.
- Cập nhật và lưu trữ sổ trẻ chuyển đến, chuyển đi, bỏ học xuyên suốt.
- Lưu giữ hồ sơ của trẻ đầy đủ
- Bảo quản tốt tài sản, cơ sở vật chất. Sử dụng các trang thiết bị máy vi tính, máy Scan,.. bảo đảm có hiệu quả.
- Thực hành tốt về tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng điện thắp sáng, quạt, điện thoại,,,
- Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Tham mưu Hiệu trưởng, hướng dẫn cán bộ, viên chức và nhân viên trong nhà trường lập hồ sơ công việc và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
- Lập, thống kê và đưa hồ sơ công việc năm 2023 vào lưu trữ bảo đảm đúng thời gian quy định.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ…
- Lập Kế hoạch cụ thể từng tháng (có bảng chi tiết kèm theo)
1.3. Công tác tổ chức cán bộ:
Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí đảm bảo chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại,
Tham gia đầy đủ bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ tổ chức theo Kế hoạch của Phòng Nội vụ.
1.4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
a. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, ứng dụng Hệ thống văn bản và điều hành theo kế hoạch của UBND Thành phố, UBND quận.
b. Đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện tử và thu thập hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2021 của UBND thành phố Hà nội.
1.5. Kinh phí Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện theo điều 36 Nghị định 30/NĐ-CP đối với kinh phí về công tác văn thư; Điều 39 của Luật lưu trữ đối với kinh phí về công tác lưu trữ.
2. Nhiệm vụ trọng tâm
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu, sử dụng hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong việc quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử.
- Triển khai, thực hiện nghiêm túc Kế hoạch số 453/KH-UBND ngày 06/12/2021 của UBND quận Long Biên.
III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
-Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức.
- Nâng cao trách nhiệm của Hiệu trưởng và tập thể CBGVNV nhà trường trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, viên chức đáp ứng yêu cầu hiện nay.
Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:
Căn cứ vào Kế hoạch của nhà trường xây dựng, triển khai thực hiện kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2023 trong nhà trường.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Tổng hợp báo cáo tình hình, kết quả thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ khi cấp trên yêu cầu.
Trên là kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ của trường Mầm non Cự Khối năm 2022, yêu cầu các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện./.
Nơi nhận:
- Các tổ chuyên môn để thực hiện;
- Lưu VT
|
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Hồng Thu
|
|
|
UBND QUẬN LONG BIÊN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG MN CỰ KHỐI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIỂU NỘI DUNG VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ NĂM 2023
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số …./KH-MNCK ngày ….. tháng 02 năm 2023
của trường MN Cự Khối)
| STT |
NỘI DUNG |
Thời gian
Hoàn thành
|
| 01 |
Xây dựng, triển khai Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 |
Tháng 02
Năm 2023 |
| 02 |
Xây dựng quy chế về công tác văn thư lưu trữ |
Tháng 02/2023 |
| 03 |
Rà soát sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ công việc và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của đơn vị |
Tháng 02/2023 |
| 04 |
Thiết lập hồ sơ công việc theo danh mục; giao nộp hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ và sử dụng khai thác tài liệu lưu |
Thường xuyên |
| 05 |
Thực hiện nghiêm quy định về vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành tác nghiệp gắn với thực hiện quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Triển khai thực hiện phần mềm quản lý nhân sự |
Thường xuyên |
| 06 |
Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản đi – đến, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc, thu thập, chỉnh lý tài liệu… |
Thường xuyên |
| 07 |
Thu thập và chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ; |
Tháng 6+7/2023 |
| 8 |
Lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy đối với các tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định |
Thường xuyên |
| 9 |
Tiếp tục thực hiện Đề án sưa tầm tài liệu quý hiếm trên địa bàn thuộc phạm vi quản lý của đơn vị. |
Thường xuyên |
| 10 |
Tự kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị |
Thường xuyên |
| 11 |
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ định kì hàng năm theo quy định của UBND quận. |
Tháng 12/2023, 01/2024 |